Trang chủPhần lớn thời gian làm hồ sơ thuế không nằm ở lúc ngồi trước phần mềm, mà ở giai đoạn trước đó: gom số liệu rải rác trong bảng lương, hóa đơn và giấy tờ người phụ thuộc rồi sắp lại cho khớp với từng chỉ tiêu của tờ khai.
Ba biểu mẫu dưới đây làm sẵn phần khung đó. Mỗi file đều có công thức tính sẵn và một sheet hướng dẫn riêng, để khi mở HTKK hay cổng thuế điện tử bạn chỉ còn việc chép số sang.
Bảng tổng hợp thu nhập và thuế TNCN theo tháng
Mười hai dòng cho mười hai tháng, tự cộng tổng cả năm. Dùng để đối chiếu với chứng từ khấu trừ thuế trước khi lập tờ khai 02/QTT-TNCN.
| Số cột | 12 cột, trong đó 4 cột tự tính |
| Công thức có sẵn | Tổng thu nhập, giảm trừ người phụ thuộc, thu nhập tính thuế, thực nhận |
| Mức giảm trừ điền sẵn | 15.500.000 đ bản thân, 6.200.000 đ mỗi người phụ thuộc |
| Sheet đi kèm | Hướng dẫn điền và các lưu ý khi quyết toán |
Danh sách người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh
Mười lăm dòng để liệt kê người phụ thuộc kèm thời điểm bắt đầu và kết thúc tính giảm trừ, tự cộng tổng số tháng và tổng tiền giảm trừ cả năm.
| Số cột | 12 cột gồm mã số thuế, quan hệ, hồ sơ chứng minh |
| Công thức có sẵn | Tổng số tháng giảm trừ và tổng tiền giảm trừ cả năm |
| Dùng khi nào | Trước khi đăng ký người phụ thuộc và khi lập bảng kê kèm hồ sơ quyết toán |
| Sheet đi kèm | Điều kiện của từng nhóm người phụ thuộc và hồ sơ cần chuẩn bị |
Sổ theo dõi hóa đơn đầu ra, đầu vào
Ba mươi dòng hóa đơn, tự tính tiền thuế và tổng thanh toán, tự tách tổng đầu ra và đầu vào để ra số thuế giá trị gia tăng tạm tính của kỳ.
| Số cột | 14 cột gồm ký hiệu, số hóa đơn, mã số thuế đối tác, trạng thái đối chiếu |
| Công thức có sẵn | Tiền thuế, tổng thanh toán, tổng đầu ra, tổng đầu vào, GTGT phải nộp |
| Dùng khi nào | Hằng tháng hoặc hằng quý, trước khi lập tờ khai 01/GTGT |
| Sheet đi kèm | Hướng dẫn điền và các lưu ý về điều kiện khấu trừ |
Vì sao nên chuẩn bị số liệu trước khi mở phần mềm
Phần mềm kê khai kiểm tra tính hợp lệ của từng chỉ tiêu, nhưng không kiểm tra được số liệu của bạn có đúng thực tế hay không. Một tờ khai vẫn kết xuất ra file XML bình thường dù thiếu mất một tháng thu nhập hay khai nhầm một người phụ thuộc đã được người khác đăng ký.
Những sai sót kiểu đó chỉ lộ ra khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu, và lúc đó việc điều chỉnh tốn thời gian hơn nhiều so với việc rà lại bảng tính từ đầu.
Một bảng tính riêng còn giúp bạn giữ lại dấu vết tính toán. Khi cần giải trình, bạn có ngay con số của từng tháng và nguồn gốc của nó, thay vì phải dựng lại từ trí nhớ sau một năm.
| Biểu mẫu | Dùng khi nào | Công thức có sẵn |
|---|---|---|
| Bảng tổng hợp thu nhập và thuế TNCN | Trước khi quyết toán thuế cá nhân | Tổng thu nhập, giảm trừ, thu nhập tính thuế, thực nhận |
| Danh sách người phụ thuộc | Khi đăng ký và khi lập bảng kê quyết toán | Tổng số tháng và tổng tiền giảm trừ cả năm |
| Sổ theo dõi hóa đơn đầu ra đầu vào | Hằng tháng hoặc hằng quý trước khi lập tờ khai GTGT | Tiền thuế, tổng thanh toán, GTGT phải nộp tạm tính |
Cách dùng bảng tổng hợp thu nhập
Cách hiệu quả nhất là điền dần theo tháng thay vì dồn đến cuối năm. Mỗi lần nhận phiếu lương, dành hai phút điền một dòng. Hết năm bạn có sẵn toàn bộ số liệu, chỉ cần đối chiếu với chứng từ khấu trừ thuế do công ty cấp.
File đã điền sẵn mức giảm trừ bản thân 15,5 triệu đồng mỗi tháng và 6,2 triệu đồng cho mỗi người phụ thuộc, nên bạn chỉ cần nhập lương, phụ cấp chịu thuế, bảo hiểm đã đóng và số thuế bị khấu trừ.
Cột thu nhập tính thuế trong file tính theo từng tháng. Khi quyết toán năm, thu nhập tính thuế được xác định lại trên cả năm nên số thuế cuối cùng có thể lệch so với tổng cột thuế đã khấu trừ. Chính khoảng lệch đó là phần bạn được hoàn hoặc phải nộp thêm, có thể ước lượng nhanh bằng công cụ ước tính hoàn thuế TNCN.
Cách dùng danh sách người phụ thuộc
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một năm. Hai vợ chồng cùng kê khai một đứa con là lỗi phổ biến nhất khi quyết toán, và hệ thống phát hiện ngay vì dữ liệu được đối chiếu theo mã số thuế.
File giúp bạn liệt kê rõ từng người kèm thời điểm bắt đầu và kết thúc tính giảm trừ, tự cộng tổng số tháng và tổng tiền giảm trừ cả năm. Nhìn vào đó, việc phát hiện trùng lặp hoặc thiếu tháng trở nên dễ dàng.
Lưu ý người phụ thuộc phải có mã số thuế mới được tính giảm trừ. Nếu chưa có, cần đăng ký cấp mã trước, và cột mã số thuế trong file chính là nơi nhắc bạn kiểm tra việc này.
Cách dùng sổ theo dõi hóa đơn
Với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, sổ này nên được cập nhật cùng lúc với việc phát hành hoặc nhận hóa đơn, và đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử ít nhất một lần mỗi kỳ kê khai.
Cột trạng thái kiểm tra chính là chỗ để đánh dấu việc đối chiếu đó. Nó giúp phát hiện hai rủi ro: hóa đơn bị bỏ sót chưa kê khai, và hóa đơn của đơn vị đã bỏ địa chỉ kinh doanh, loại hóa đơn có thể bị loại khỏi chi phí được trừ.
File tự tách tổng đầu ra và tổng đầu vào để ra số thuế giá trị gia tăng tạm tính của kỳ. Đây là số tạm tính theo phương pháp khấu trừ, chưa tính số thuế được khấu trừ chuyển từ kỳ trước, nên vẫn cần đối chiếu lại khi lập tờ khai chính thức.
Câu hỏi thường gặp
File mở được bằng phần mềm nào?
Cả ba file ở định dạng .xlsx, mở được bằng Microsoft Excel, LibreOffice Calc và Google Sheets. Các ô nền xám là ô có công thức, bạn không cần gõ vào đó.
Có nộp trực tiếp các file này cho cơ quan thuế được không?
Không. Đây là biểu mẫu theo dõi nội bộ, dùng để chuẩn bị số liệu. Tờ khai chính thức vẫn phải lập trên HTKK hoặc cổng thuế điện tử theo đúng mẫu quy định.
Mức giảm trừ trong file có tự cập nhật không?
Không. Các mức được điền cố định tại thời điểm phát hành file. Khi chính sách thay đổi, bạn sửa lại con số trong cột tương ứng hoặc tải bản mới từ trang này.
Thứ tự công việc trước mỗi kỳ kê khai
Bộ ba biểu mẫu này phát huy tác dụng tốt nhất khi được dùng theo một quy trình cố định, lặp lại mỗi kỳ.
| Thứ tự | Việc cần làm | Công cụ hỗ trợ |
|---|---|---|
| 1 | Gom chứng từ và điền vào bảng tính | Ba mẫu Excel trên trang này |
| 2 | Đối chiếu với dữ liệu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế | Cổng thuế điện tử |
| 3 | Ước lượng số thuế phải nộp hoặc được hoàn | Bộ công cụ tính thuế |
| 4 | Kiểm tra phiên bản phần mềm trước khi lập tờ khai | Trang phiên bản mới nhất |
| 5 | Lập tờ khai, kết xuất XML, ký số và nộp | HTKK hoặc cổng thuế điện tử |
Bước 2 là bước hay bị bỏ qua nhất nhưng lại có giá trị cao nhất. Dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống của cơ quan thuế chính là thứ sẽ được dùng để đối chiếu với tờ khai của bạn, nên phát hiện chênh lệch ở giai đoạn này luôn rẻ hơn phát hiện sau khi đã nộp.
Với cá nhân làm quyết toán thuế thu nhập, bước tương đương là đối chiếu bảng tổng hợp của bạn với chứng từ khấu trừ của từng nơi trả thu nhập. Thiếu một chứng từ là số liệu đã lệch, và đó là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại.