Thực Hành Quyết Toán Thuế TNDN & TNCN Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất

Mỗi năm, cứ đến đầu quý II là bộ phận kế toán lại bận rộn với hai đầu việc lớn: chốt số liệu quyết toán thuế TNDN & TNCN. Đây là nghiệp vụ bắt buộc với mọi doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh và có chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động. 

Bài viết dưới đây tổng hợp thời điểm, kênh nộp và quy trình khai báo theo quy định mới nhất áp dụng cho kỳ quyết toán năm 2026.

Bạn đang xem: Thực Hành Quyết Toán Thuế TNDN & TNCN Cho Doanh Nghiệp Mới Nhất

Quyết toán thuế TNDN & TNCN là gì? Tầm quan trọng

Quyết toán thuế TNDN & TNCN là việc doanh nghiệp tổng hợp lại toàn bộ số liệu thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh trong năm tài chính, đồng thời tổng hợp thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ của người lao động để nộp báo cáo chính thức cho cơ quan thuế.

Hai loại quyết toán này có bản chất khác nhau nhưng thường được thực hiện song song:

• Quyết toán thuế TNDN: doanh nghiệp tự xác định doanh thu, chi phí được trừ, thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp trong năm.
• Quyết toán thuế TNCN: doanh nghiệp thay mặt người lao động tổng hợp thu nhập, các khoản giảm trừ gia cảnh, số thuế đã khấu trừ để xác định số thuế còn phải nộp thêm hoặc được hoàn.

Xem thêm : Kê Khai Thuế Qua Mạng (eTax): Hướng Dẫn Chi Tiết Từ A-Z

Mọi tổ chức, doanh nghiệp có phát sinh hoạt động kinh doanh hoặc chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công đều thuộc diện phải thực hiện quyết toán thuế TNDN & TNCN, kể cả trường hợp không phát sinh số thuế phải nộp thêm trong kỳ.

Thời điểm quyết toán thuế TNDN & TNCN doanh nghiệp cần ghi nhớ năm 2026

Việc xác định đúng thời điểm quyết toán thuế TNDN & TNCN giúp doanh nghiệp tránh bị phạt do nộp chậm hồ sơ. Đối với năm tài chính 2025 (trùng năm dương lịch), các mốc thời gian quan trọng gồm:

Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế đối với loại thuế có kỳ tính thuế theo năm chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính. Doanh nghiệp nên lên lịch nội bộ và chốt số liệu quyết toán thuế TNDN & TNCN trước hạn ít nhất 1-2 tuần để có thời gian rà soát, tránh sai sót phút chót.

Các kênh nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN & TNCN hiện nay

Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều kênh khác nhau để nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN & TNCN, tùy vào điều kiện hạ tầng và thói quen sử dụng:

• Hệ thống Thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế: nộp trực tuyến hoặc tải file XML kèm chữ ký số.
• Cổng Dịch vụ công quốc gia: tích hợp đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử hoặc tài khoản thuế điện tử.
• Phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK): dùng để lập tờ khai theo đúng mẫu biểu, sau đó kết xuất XML để nộp qua eTax.

Hồ sơ quyết toán thuế TNDN thường dùng mẫu 03/TNDN, còn hồ sơ quyết toán thuế TNCN doanh nghiệp nộp thay sử dụng mẫu 05/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Việc nộp trực tuyến qua eTax hiện được khuyến khích vì rút ngắn thời gian xử lý và có biên nhận điện tử ngay sau khi gửi thành công.

Quy trình khai báo quyết toán thuế TNDN & TNCN dành cho kế toán

Xem thêm : Sửa Lỗi eTax Cấp Tốc: 3 Bước Xử Lý Khi Không Nộp Được Hồ Sơ

Để thực hiện quyết toán thuế TNDN & TNCN đầy đủ, chính xác, kế toán doanh nghiệp thường thực hiện theo trình tự sau:

• Bước 1: Tổng hợp doanh thu, chi phí, hóa đơn đầu vào – đầu ra trong năm để xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Bước 2: Rà soát bảng lương, hợp đồng lao động, chứng từ khấu trừ thuế TNCN của từng người lao động trong năm.
• Bước 3: Lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) và tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 05/QTT-TNCN) trên phần mềm HTKK hoặc trực tiếp trên eTax.
• Bước 4: Đối chiếu số liệu giữa các tờ khai tháng/quý đã nộp trong năm với số liệu tổng hợp cuối năm, xử lý chênh lệch nếu có.
• Bước 5: Ký số, gửi hồ sơ quyết toán qua hệ thống eTax và lưu lại biên nhận, thông báo chấp nhận hồ sơ.
• Bước 6: Cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động có yêu cầu, đồng thời thông báo kết quả quyết toán (nộp thêm hoặc được hoàn) để người lao động nắm rõ.

Quy trình này cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự để đảm bảo dữ liệu tiền lương, bảo hiểm được cập nhật chính xác trước khi lập tờ khai.

Lưu ý để quyết toán thuế TNDN & TNCN chính xác, đúng hạn

Để việc quyết toán thuế TNDN & TNCN diễn ra suôn sẻ, không phát sinh rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt, doanh nghiệp nên lưu ý:

• Cập nhật đầy đủ hồ sơ giảm trừ gia cảnh, đăng ký người phụ thuộc của người lao động trước thời điểm quyết toán.
• Kiểm tra kỹ các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định hiện hành để tránh bị loại chi phí khi quyết toán.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ, hợp đồng lao động, bảng lương phục vụ giải trình khi cơ quan thuế thanh, kiểm tra.
• Với người lao động có từ hai nguồn thu nhập trở lên, cần xác định đúng cơ quan thuế quản lý để hướng dẫn họ tự quyết toán nếu không thuộc diện doanh nghiệp nộp thay.

Thực hiện tốt các lưu ý trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành đúng hạn nghĩa vụ thuế doanh nghiệp mà còn giảm thiểu rủi ro khi quyết toán thuế TNDN & TNCN vào những năm tiếp theo.

Nắm chắc thời điểm, kênh nộp và quy trình khai báo sẽ giúp kế toán doanh nghiệp chủ động hơn trong mùa quyết toán năm 2026. Bạn đọc có thể tham khảo thêm nhiều bài phân tích chuyên sâu khác tại thuedientu.org.

Nguồn: https://thuedientu.org
Danh mục: Thuế Doanh Nghiệp